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Trabajar en equipo con Google Docs: compartir, comentar y sugerir cambios

Varias personas en el mismo documento a la vez, sin enviar versiones por correo. Cómo dar el permiso justo, sugerir cambios y recuperar versiones anteriores.

Publicado el

Grupo de personas trabajando juntas con portátiles en una mesa
Foto: Startup Stock Photos · dominio público (CC0) · vía StockSnap

Enviar «trabajo_final_v3_REVISADO_definitivo.docx» por correo y fusionar cambios a mano es cosa del pasado. Con Google Docs (y también Hojas de cálculo y Presentaciones) varias personas trabajan en el mismo documento a la vez, ven los cambios de los demás en directo y pueden comentar sin estropear el texto.

Los tres permisos al compartir.Lector: Solo ver. Comentador: Ver; Comentar; Sugerir cambios. Editor: Cambiarlo todo; Volver a compartirCOMPARATIVALectorSolo verComentadorVerComentarSugerir cambiosEditorCambiarlo todoVolver a compartir
Los tres permisos al compartir.

Compartir con el permiso justo

  1. Abre el documento y pulsa Compartir (arriba a la derecha).
  2. Escribe el correo de cada persona.
  3. Elige su rol:
Rol Qué puede hacer
Lector Solo ver
Comentador Ver, comentar y sugerir cambios
Editor Cambiarlo todo y volver a compartirlo

Da el mínimo necesario: para que un profesor o un cliente revise, Comentador basta.

Compartir con un enlace

En Acceso general puedes elegir Cualquier persona con el enlace. Cómodo, pero cualquiera que reciba el enlace (o al que se lo reenvíen) podrá entrar con ese rol. Para documentos con datos personales, mejor Restringido y compartir solo con correos concretos.

Comentarios

  1. Selecciona el texto.
  2. Pulsa Añadir comentario (el icono del bocadillo) o Ctrl + Alt + M.
  3. Escribe y pulsa Comentar.

Si escribes + y el correo de alguien dentro de un comentario, esa persona recibe un aviso; puedes incluso asignarle el comentario como tarea. Cuando esté resuelto, marca Resolver.

Sugerir cambios (el «control de cambios» de Google)

En lugar de editar directamente:

  1. Arriba a la derecha, cambia el modo de Edición a Sugerencias (o Ver > Modo > Sugerencias).
  2. Escribe y borra con normalidad: lo nuevo aparece en color y lo borrado, tachado.
  3. El propietario recibe un aviso y decide aceptar (✓) o rechazar (✗) cada sugerencia.

Quien tiene permiso de comentador solo puede trabajar en modo Sugerencias. Es el equivalente al control de cambios de Word.

Así funciona el modo Sugerencias.Modo Sugerencias → Cambios en color y tachados → El propietario acepta o rechazaESQUEMAModo SugerenciasCambios en color ytachadosEl propietario acepta orechaza
Así funciona el modo Sugerencias.

Historial de versiones

Google guarda todo automáticamente. En Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones ves quién cambió qué y cuándo, y puedes restaurar una versión anterior. Puedes poner nombre a una versión importante («Entregado al tutor») para encontrarla fácilmente.

Trabajar con archivos de Word

  • Puedes abrir un .docx en Google Docs y editarlo; los documentos con diseño complejo pueden perder algo de formato.
  • Para entregar, Archivo > Descargar te permite bajarlo como Word (.docx), PDF u OpenDocument (.odt). Qué formato elegir en cada caso lo explicamos en DOCX, ODT o PDF.
Compartir con cabeza.Sí: El permiso mínimo necesario. No: Enlace público con datos personales. Sí: Revisa con quién está compartido. Sí: Pon nombre a las versiones importantesLISTA RÁPIDABuenas costumbresEl permiso mínimo necesarioEnlace público con datos personalesRevisa con quién está compartidoPon nombre a las versiones importantes
Compartir con cabeza.

Buenas costumbres

  • Revisa de vez en cuando con quién está compartido cada documento y quita el acceso a quien ya no lo necesite.
  • No pongas datos sensibles (DNI, datos bancarios) en documentos compartidos por enlace.
  • Si el documento es tuyo y lo editan muchos, protege partes concretas: en Hojas de cálculo puedes proteger rangos para que solo tú los cambies.

Fuentes consultadas